Événementiel : s’adapter et vivre

Des sièges pour l'espace

Tout d’abord le lieu. Nous étions chez nos fidèles partenaires du Palais Beaumont à Pau qui avaient bien entendu mis en œuvre toutes les mesures de base : bornes de gel hydroalcoolique à l’entrée du Palais et dans les lieux de passage, distanciation dans les amphis (une place libre entre deux personnes) et dans les salles d’ateliers (chaises espacées d’un mètre), masque obligatoire à l’intérieur, désinfection des micros entre chaque intervenant, portes bloquées ouvertes… Du bons sens et de la rigueur.

Les moments délicats sont les pauses déjeuner. Je reviendrai sur les mesures côté traiteur, mais la gestion des espaces de cocktail a été essentielle. Nous étions limités à 500 participants cette année, au lieu de 850 normalement. En comptant une centaine d’exposants (50 stands x 2 personnes) présentes sur leur stand lors des pauses déjeuner, c’est 400 personnes déjeunant dans un même lieu, sans masque à ce moment-là. C’est donc 400 assises qui ont été réparties dans trois grandes salles du Palais Beaumont, dont les deux salles d’exposition de 900 et 750 m² : fauteuils et canapés autour et à distance de tables basses, îlots de quatre chaises hautes autour d’un mange-debout. Une centaine d'îlots de quatre personnes répartis dans 3 salles. Répartition le plus possible dans l’espace et autour de la table.

Cocktail assis

Côté traiteur, mes deux seules expériences de cocktails sur des rencontres professionnelles en septembre m’avaient laissé plus qu’interrogatif. Un premier cocktail comme dans le monde d’avant, où tout le monde passe du mode masqué distancié lors de la conférence (40 participants), à un mode bas les masques et bas les pattes plongées dans les plateaux de victuaille ou tout le monde se sert en même temps. « C'est bon, j’ai espacé les plats. Et je n’ai pas eu de consigne de la Préfecture ni de l’organisateur », m’avait dit le traiteur. Heureusement pour nous, les consignes s’étaient données rendez-vous à Pau cette année…

La règle avec Jardins et Saveurs, notre prestataire palois, était simple. Personne ne doit être en mesure de toucher quel qu’objet que ce soit et de le laisser ensuite, objet touché pouvant être pris par une autre personne. En d’autres termes, l’équipe du traiteur est la seule habilitée à vous donner votre nourriture ou votre boisson.

Pour la boisson, un écocup était donné à chaque participant pour toute la durée de la manifestation. Charge à chacun de le garder, de le laver, de ne pas l’oublier d’un jour sur l’autre. Sur 500 distribués, une vingtaine d’oublis et de remplacements, pas plus. Les personnes qui servaient à boire, de l’équipe du traiteur, sur les stands lors du cocktail des exposants ou lors de la soirée, étaient gantées. Bien évidemment les animations sur les stands autour de plateaux de charcuterie ou de gâteaux apéro étaient bannis cette année.

Pour la nourriture, plusieurs points de livraison répartis dans le Palais Beaumont ont permis de distribuer écocup, couverts et entrées servies dans un verre, individuellement à chaque participant. Chacun est ensuite allé se poser sur un des nombreux sièges. Pour le plat et le dessert, également servis dans des verres, le service s’est fait directement par les équipes du traiteur auprès des participants presque tous assis.

Et en bonus

On pourrait enfin rappeler que les vestiaires en temps de Covid restent clos, il faut donc communiquer de manière importante pour ne pas se retrouver avec 400 valises le matin du dernier jour.

Que les badges distribués à l’accueil sont eux aussi également bannis et que là encore la communication en amont est essentielle pour que chacun vienne avec son badge. Le temps est proche où chacun aura son badge fétiche dans son sac, badge qui sera parfait pour n’importe quelle manifestation et économisera ainsi des tonnes de papier, plastique et tour de cou de sponsors.

Que l’appel à la responsabilité de chacun est essentiel, dès la communication sur l’évènement, dès l’ouverture en plénière. Et que sans cette responsabilité de chacun, ce respect des contraintes sanitaires partagé par tous, rien n’est possible. Il a été (quasiment) sans faille à Pau pendant trois jours.

S’adapter à quel coût ?

Financièrement le surcoût pour des espaces plus grands, pour plus de mobilier et pour les contraintes du traiteur frôle les 25%. Surcoût que nous avons compensé en économisant sur de la signalétique d’accueil, des goodies offerts, des intervenants ne venant pas de l’étranger. Des économies, des conditions d’accueil et de restauration parfois visibles, contraignantes, mais qui n’ont pas gêné grand monde au regard de la joie de pouvoir se retrouver, de travailler et d’échanger en face à face.

Et puis le complément de participants par visioconférence, rendue payante cette année, marche désormais et assure une compensation de recette.

A la fin d’une des plénières sur la crise et les start-up, autre secteur bien secoué par la crise, je citais Brad Pitt dans le film Le Stratège, « Adapt or Die », S’ADAPTER OU MOURIR. Cette édition passée nous a montré que j'aurais plutôt dû dire S’ADAPTER ET VIVRE.

Laurent-Pierre Gilliard, Directeur Prospective & Communication d'UNITEC co organisateur des #ET, co organisées avec Ludovic Dublanchet 

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